Wedding Organizer 101

–Disclaimer :

Tulisan ini bukan tentang panduan bagaimana menjadi wedding organizer tapi tentang pengalaman saya pertama kalinya ditugaskan sebagai itu.

Begitu banyak informasi mengenai bagaimana merencanakan sebuah pesta pernikahan. Kamu bisa browsing di Google lalu download  file check list, things to do, vendors/suppliers dari berbagai referensi. Para calon pengantin biasanya sudah membekali diri dengan informasi melimpah sebelum memutuskan untuk memakai jasa wedding organizer (WO).

Oke, enaknya mulai dari mana?

Beberapa kali saya terlibat pada penyelenggaraan sebuah event tapi belum pernah sama sekali terlibat dalam event yang berhubungan dengan pernikahan. Pun saya memang belum menikah jadi saya belum paham titik mana yang harus kita perhatikan betul dalam penyelenggaraan sebuah event resepsi dan akad nikah.

Akhir minggu lalu saya berkesempatan untuk menjadi bagian dari WO selama 2 hari. Saya pikir ini adalah sebuah tantangan baru ke depannya, tentunya harus bersemangat terus untuk dapet ilmu baru yang bermanfaat. Pengalaman selama 2 hari penyelenggaraan dan berminggu minggu persiapan tentunya sangat berharga. Berikut saya rangkum beberapa poin yang saya pikir bisa dijadikan referensi saat kamu mau mencoba pekerjaan ini.

Tak kenal maka taaruf.

Kenali calon klien dengan sebaik baiknya. Apakah dia seorang pejabat negara? Direktur perusahaan? Artis? TNI? POLRI? Pengusaha? Selebgram? Youtubers? Anggota dewan? Anggota partai politik? Selain itu kita juga perlu tahu asal daerah dan suku bangsa dari klien tersebut. Batak? Sunda? Jawa? Bugis? Dayak? Minang? Betawi? Ada needs tertentu yang sangat spesifik dari setiap latar belakang tersebut. Jadi, kenalilah!

It’s all about chemistry and trust.

Pekerjaan di bidang jasa selalu menekankan sense alias rasa di awal. Maka, siapapun kliennya, buatlah mereka merasa nyaman dengan kita sejak kontak pertama. Kepercayaan amat sangat susah didapatkan. Tapi jika sudah menjadi milik kamu, maka jangan sia siakan karena itu adalah modal utama. Hindari membuat kesalahan sekecil apapun yang bisa membuat klien tersinggung, merasa digurui atau diremehkan apalagi sampai marah besar. Tetaplah hormati keinginan klien walaupun itu mungkin bertentangan dengan apa yang kita sarankan. Service is number one, respectful and trust is far beyond. Hal ini penting kalo kamu ingin berkiprah terus di dunia WO ini.

Siapa memegang apa?

Penting diketahui, seberapa besar keterlibatan anggota keluarga dalam event ini. Tim WO punya template tabel yang memudahkan pihak keluarga untuk pembagian tugas ini. Sama halnya dengan menjalankan sebuah organisasi, struktur dan pembagian kerja harus jelas sejak awal.

Pernikahan adalah tentang menyatukan kedua keluarga namun komunikasi antar keduanya harus selalu dijaga.

Ini yang harus ditekankan sejak awal. Keluarga besar calon pengantin pria (CPP) dan keluarga besar calon pengantin wanita (CPW) tentunya punya latar belakang yang berbeda yang harus diselaraskan dalam hal mencapai goals dari event ini. Komunikasi intens kepada kedua belah pihak harus dijaga betul karena banyak sekali details yang harus dikonfirmasikan. Dalam penyelenggaraan event apapun termasuk event pernikahan, distribusi informasi dan konfirmasi adalah titik paling penting dalam hal ini. Jika komunikasinya tidak dijaga, maka miskomunikasi akan menjadi salah satu penyebab kesalahan fatal.

Selalu hadir 100%

Mengutip kata kata Kang Harri Firmansyah (IG : @harrifirmansyahr), klien atau nasabah membutuhkan kehadiran kamu untuk mampu menjawab kebutuhan mereka. That’s how service industry works. Jangan sampai kamu susah dikontak ketika klien mencarimu. Pastikan batere smartphone selalu penuh dan paket internetnya ON terus. Secanggih apapun smartphone kamu, gak akan ada artinya kalo gak bisa dikontak sama klien. Selain perkara kontak, kehadiran 100% juga bisa berarti konsentrasi full saat klien mengajak kamu meeting. Jangan sibuk sendiri dan jangan sok sibuk. Buatlah klien merasa spesial dan mendapatkan perhatian kamu 100%.

Eksekusi.

Perencanaan yang sangat matang sekalipun tidak akan ada artinya jika tidak dieksekusi dengan baik. Selalu akan ada kejadian diluar perencanaan. Bagaimana mengatasinya? Saran saya kuasai terlebih dahulu perencanaan dan tanamkan apa yang menjadi goals dibenak kamu untuk dapat membuat sebuah eksekusi yang baik. Seorang eksekutor harus bertangan dingin dan tegas saat membuat keputusan. Tentu saja keputusan tersebut harus didasari akan goals yang disepakati.

 

Menyelenggarakan pesta, event atau apapun menurut saya selalu ada dalam lingkaran poin poin yang saya tulis di atas. Hanya mungkin berbeda beda sedikit saja. Tentunya apa yang menjadi concern saya di tulisan ini masih banyak kurangnya. Toh saya baru terlibat sekali di akad nikah dan sekali di resepsi pernikahan. Semoga bermanfaat ya!

Redefinisi Liburan (Hongkong Trip)

libur/li·bur/ v bebas dari bekerja atau masuk sekolah;

— pajak bebas dari kewajiban membayar pajak untuk sementara yang diberikan oleh negara kepada suatu perusahaan selama jangka waktu tertentu (maksimal 5 tahun)
berlibur/ber·li·bur/ v 1 mengalami libur; 2 pergi (bersenang-senang, bersantai-santai, dan sebagainya) menghabiskan waktu libur; bervakansi: mereka merencanakan ~ ke Pulau Dewata;
meliburkan/me·li·bur·kan/ v membebaskan dari bekerja atau masuk sekolah;
liburan/li·bur·an/ n masa libur; vakansi

Hong Kong dari The Peak

 

Di bulan Januari 2107 lalu, saya memutuskan untuk beli tiket PP ke Hong Kong. Salahkan sebuah maskapai berbiaya murah yang jor joran pasang iklan.

Kenapa Hong Kong? Itu pertanyaan yang pertama kali terlontar dari orang orang terdekat ketika saya bilang bahwa kesanalah tujuan saya trip kali ini.

Kenapa engga? Ini jawaban saya. Lha iya, saya ini kalo udah penasaran suka susah dikendalikan. Lagipun, saya ini impulsive, gak pake mikir kalo udah punya kepengen. Hihihi..

Ngapain aja di Hong Kong? Belum tau. :p

Seorang teman dekat saya ajak namanya Mba Mila, karena saya tau dia juga hobi jalan jalan gak pake mikir. Selain itu, dia juga hobi belanja. Pas banget kan saya ajakin ke Hong Kong? Ahaha..  Saya hanya perlu bertanya pada yang sudah pernah ke sana tempat strategis untuk menginap, selebihnya, biarkan Allah yang menuntun kemana kami harus melangkah.

Saya dan Mba Mila

 

Funfact perjalanan kami ke Hong Kong :

  • Tiket saya dan Mba Mila beda jam. Berangkatnya Mba Mila duluan, pulangnya saya yang duluan.
  • Hostel kami mendapatkan rate 8.5 di Agoda.com. Cukup nyaman walaupun minimalis.
  • Di HKIA, Mba Mila kena full screening dari petugas imigrasi sedangkan saya aman lancar jaya
  • Selama 4 hari di Hong Kong kami kemana mana jalan kaki. Betis berkonde dan pergelangan kaki udah gak berasa. :))
  • Ada kesalahan saat membeli tiket masuk Disneyland, yang kami pilih ternyata meals voucher, bukan tiket masuk! Akhirnya kami pesan ulang saat itu juga. :))
  • Hong Kong itu berlimpah free wifi
  • kurs beli 1 HKD = 1.750 IDR

 

Hong Kong Disneyland

 

Itinerary gue :

  • Rabu : CGK – KL, transit di KL selama 7 jam
  • Kamis : KL – HKG, lanjut sightseeing area Tsim Sha Tsui (Hongkong History Museum, Ferry Pier)
  • Jumat : Lantau Island (Ngong Ping– Big Buddha & Disneyland)
  • Sabtu : The Peak (Madame Tussauds, Victoria Peak, Tram), Central, Causeway Bay
  • Minggu : HKG – KL – CGK

 

Causeway Bay

 

Budget yang dikeluarkan :

  • Tiket pesawat PP IDR 2,5 juta pp udah termasuk meals 1x berangkat dan 1x pulang
  • Penginapan 4 hari IDR 2 juta (sharing berdua, per orang 1 juta)
  • Octopus card : pertama kali ngisi 150 HKD (deposit 50, value 100), selanjutnya ngisi 100 + 50 + 50 jadi total value 300 HKD. Refund deposit 37 HKD
  • Sekali makan min 60 HKD udah sepaket sama minum.
  • Tiket Disneyland + 2x meals = IDR 1,3jt
  • Tiket Madame Tussaud + TramOramic + free golden ticket tram = 225 HKD
  • Belanja sesuai sisa budget :))

 

Bersama Barack Obama di Madame Tussauds

 

Sejak beberapa tahun belakangan, saya mulai punya pendapat dan pemikiran yang lain. Perjalanan apapun bisa berarti liburan, selama lo menikmatinya, merasa bahagia dan bersyukur telah menjalankannya.

Merencanakan sebuah perjalanan selalu mengasyikan. Apalagi barengan sama temen yang emang seru diajakin jalan. Awalnya saya memisahkan antara istilah liburan dan perjalanan. Pada saat itu saya memang memiliki definisi yang berbeda akan kedua kata tersebut. Liburan artinya ke pantai, gunung atau taman indah sedangkan perjalanan adalah sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan.

Di tahun pertama dan kedua, pekerjaan saya adalah jalan jalan keliling kota di Indonesia. Saat itu perjalanan bagi saya adalah tanggung jawab dan beban pekerjaan. Pada beberapa titik saya merasa capek. Setelah pindah kerja, saya malah rindu jalan jalan keluar kota! ahahaha.. dasar aneh ya? Setelah itu saya melakukan trip hampir 4x setahun. Destinasi gak jauh jauh amat sih, yang penting happy kan ya? Alhamdulillah, beberapa trip dibiayai oleh perusahaan jadi saya tinggal berangkat saja.

Lalu, apa arti liburan menurut kamu?

Mulanya Dipanggil Ceuceu

Ceuceu, euceu itu panggilan orang Sunda untuk kakak perempuan atau perempuan yg lebih tua. Panggilan ini populer dikalangan baby boomersnya orang Sunda. Generasi X dan Y lebih suka memanggilnya teteh. Lalu kenapa saya yang generasi Y ini dipanggil ceuceu?

Ceuceu goes to London

Sejak bocah saya temenan ama Triyani dan Rani. Mereka ini udah kayak sodara sendiri saking akrabnya dan udah lama tetanggaan. Ketika masuk SMP, Triyani trus punya julukan enthel karena doi mempopulerkan maenan jari telunjuk entelemilemipatolapitolatol pilapitolatoldu. Rani sendiri sejak kecil dipanggil neng sama keluarganya. Lah saya kagak punya julukan atau panggilan kecuali domba galing karena rambut saya yang emang keriting. Hahaha.. Tapi yamasa ampe tuir masih mau dipanggil kek gitu? Ogah! 
Masuk SMA, kami bertiga berunding utk bikin panggilan kesayangan masing masing. Saat itu disepakati bahwa kami mau pake panggilan kakak perempuan dari berbagai daerah. Lalu disepakati bahwa Triyani = Nci karena kulitnya yang putih dan matanya yang sipit mirip sama org tiongkok, Rani = Uni karena ada sodaranya orang Padang, Dewi = Ceuceu karena ya emang orang Sunda banget.

Panggilan ceuceu ini awalnya terbatas hanya di anak anak tetangga kompleks. Pas masuk kuliah, rupanya temen temen suka ama panggilan saya ini jadi ikutan manggil ceuceu. Ternyata sampe saya masuk kerja di kantor lama pun beberapa orang lebih suka manggil saya ceuceu. Pada akhirnya ceuceu ini udah kayak melekat aja dan jadi brand saya.

Waktu berlalu. Rani menikah dan punya anak maka panggilannya berubah menjadi Mami, Triyani menikah dan punya anak lalu dipanggil Buya, sementara saya masih jomblo aja maka gak berubah tetep dipanggil Ceuceu.

Udah gitu aja.

Pekerjaan Impian

Pada suatu malam, ada yang bilang gini ke saya, “Ceu, anak saya tanya, gimana sih caranya biar bisa kerja kayak Ceu Dewi? Kayaknya kerjanya enak banget dan kelihatan happy terus.” Jeng jeng jeeeeeng..

Kaget tapi seneng, itu reaksi awal saya denger pertanyaan sekaligus pernyataan tersebut. Kagetnya adalah, ada lho orang yang perhatiin saya. Senengnya, saya sedikit banyak sudah menjadi ‘mimpi’ bagi seseorang.

Gak mudah menjawab dan menjelaskan mengapa saya sekarang terlihat kerjanya enak dan happy terus. Karena saya juga masih sering bete dan stress di saat saat tertentu. Perjalanan menuju Ceu Dewi yang sekarang ini adalah proses panjang sebuah pembelajaran tentang kehidupan dan pekerjaan. Oke, saya akan bercerita sedikit boleh, ya?

Saya percaya hidup adalah pilihan. Kamu yang sekarang adalah apa yang kamu pilih bertahun tahun lalu. Banyak keputusan yang baik, banyak juga yang kurang baik. Dan saya tidak pernah menyesal justru amat sangat mensyukurinya. Justru karena saya berani memutuskan itulah yang membentuk saya hingga terlatih menjadi saya yg sekarang ini.

Lalu apa? Pepatah memang tak pernah salah. Cintai apa yang kau kerjakan dan kerjakan apa yang kau cintai. Walaupun porsi saya memang masih banyak pada cintai apa yang kau kerjakan sih ya, tapi saya mensyukuri dan menikmatinya. Amat gak nyangka juga bahwa dengan mencintai apa yang saya kerjakan menjadikannya mimpinya seseorang yang bahkan diri saya sendiri tak pernah memimpikannya. 

Teman, jangan pernah berhenti bermimpi dan teruslah cintai apa yang kamu kerjakan. Kamu gak akan pernah tau kemana mimpi dan cinta itu akan membawamu. 

Kenapa VLOG?

Ini adalah vlog pertama saya yg niat banget ngeditnya. Sebelumnya sempet bikin beberapa tapi seadanya akibat males ngedit trus akhirnya saya delete aja. Awalnya hanya keisengan belaka tapi trus malah jadi ketagihan capturing moment lalu kepikiran sekalian aja belajar bikin vlog. 

Abis itu hampir setiap ada momen yang pas, saya rekam dan edit, jadilah sebuah mini vlog dengan durasi 1 menitan. Kenapa mini? Karena saya kok ya belum pede bikin yg durasinya lebih dari itu. Lagian kalo saya liat, nonton vlog lebih dari semenit itu kalo materinya biasa aja bakal ngebosenin. Saya nyadar banget materi saya biasa aja, makanya saya baru berani bikin mini vlog.

Vlog yg kedua ini durasinya lebih singkat lagi, 30 detik. Sebetulnya sederhana aja idenya, supaya bisa diupload ke Path. Hahaha. 

Lalu, kenapa vlog sih? Udah males nulis kah?

Sebetulnya gak males. Tapi ini lebih ke medium baru dalam berekspresi. Tentunya semua kanal yg saya punya di digital akan saling melengkapi. Konten yang kurang lebih sama namun saya kemas dalam bentuk yg berbeda.

Di vlog, kamu bisa mengasah kemampuan kamu berbahasa, berbicara, bercerita dan juga menguji rasa percaya diri kamu. Sampai sejauh mana kamu bangga sama diri kamu sendiri akan keliatan di vlog ini.

Saya membagi 2 topik di vlog yg saya buat. 

  1. Layf VLOG isinya bisa apa aja 
  2. Travel VLOG isinya tentang perjalanan, pengalaman berkunjung ke sebuah tempat baru atau bisa juga tips & trick yg berhubungan dengan traveling.

Device yg digunakan untuk membuat semua vlog ini adalah sebuah smartphone dari Korea yang alhamdulillah gambarnya gak ancur ancur amat. Kalo ada rezeki lebih, saya pengen beli kamera yang proper dan juga pastinya nambah ilmu terus dengan kursus dan konsultasi ke pakarnya untuk bisa jadi seorang vlogger beneran.

Saya masih akan terus belajar soal vlog ini. Kamu bisa ngikutin perkembangan kemampuan saya bikin video melalui kanal youtube dailydewi. Subscribe, like dan comment untuk mendukung saya semakin berkembang ya! 

XOXO