Wedding Organizer 101

–Disclaimer :

Tulisan ini bukan tentang panduan bagaimana menjadi wedding organizer tapi tentang pengalaman saya pertama kalinya ditugaskan sebagai itu.

Begitu banyak informasi mengenai bagaimana merencanakan sebuah pesta pernikahan. Kamu bisa browsing di Google lalu download  file check list, things to do, vendors/suppliers dari berbagai referensi. Para calon pengantin biasanya sudah membekali diri dengan informasi melimpah sebelum memutuskan untuk memakai jasa wedding organizer (WO).

Oke, enaknya mulai dari mana?

Beberapa kali saya terlibat pada penyelenggaraan sebuah event tapi belum pernah sama sekali terlibat dalam event yang berhubungan dengan pernikahan. Pun saya memang belum menikah jadi saya belum paham titik mana yang harus kita perhatikan betul dalam penyelenggaraan sebuah event resepsi dan akad nikah.

Akhir minggu lalu saya berkesempatan untuk menjadi bagian dari WO selama 2 hari. Saya pikir ini adalah sebuah tantangan baru ke depannya, tentunya harus bersemangat terus untuk dapet ilmu baru yang bermanfaat. Pengalaman selama 2 hari penyelenggaraan dan berminggu minggu persiapan tentunya sangat berharga. Berikut saya rangkum beberapa poin yang saya pikir bisa dijadikan referensi saat kamu mau mencoba pekerjaan ini.

Tak kenal maka taaruf.

Kenali calon klien dengan sebaik baiknya. Apakah dia seorang pejabat negara? Direktur perusahaan? Artis? TNI? POLRI? Pengusaha? Selebgram? Youtubers? Anggota dewan? Anggota partai politik? Selain itu kita juga perlu tahu asal daerah dan suku bangsa dari klien tersebut. Batak? Sunda? Jawa? Bugis? Dayak? Minang? Betawi? Ada needs tertentu yang sangat spesifik dari setiap latar belakang tersebut. Jadi, kenalilah!

It’s all about chemistry and trust.

Pekerjaan di bidang jasa selalu menekankan sense alias rasa di awal. Maka, siapapun kliennya, buatlah mereka merasa nyaman dengan kita sejak kontak pertama. Kepercayaan amat sangat susah didapatkan. Tapi jika sudah menjadi milik kamu, maka jangan sia siakan karena itu adalah modal utama. Hindari membuat kesalahan sekecil apapun yang bisa membuat klien tersinggung, merasa digurui atau diremehkan apalagi sampai marah besar. Tetaplah hormati keinginan klien walaupun itu mungkin bertentangan dengan apa yang kita sarankan. Service is number one, respectful and trust is far beyond. Hal ini penting kalo kamu ingin berkiprah terus di dunia WO ini.

Siapa memegang apa?

Penting diketahui, seberapa besar keterlibatan anggota keluarga dalam event ini. Tim WO punya template tabel yang memudahkan pihak keluarga untuk pembagian tugas ini. Sama halnya dengan menjalankan sebuah organisasi, struktur dan pembagian kerja harus jelas sejak awal.

Pernikahan adalah tentang menyatukan kedua keluarga namun komunikasi antar keduanya harus selalu dijaga.

Ini yang harus ditekankan sejak awal. Keluarga besar calon pengantin pria (CPP) dan keluarga besar calon pengantin wanita (CPW) tentunya punya latar belakang yang berbeda yang harus diselaraskan dalam hal mencapai goals dari event ini. Komunikasi intens kepada kedua belah pihak harus dijaga betul karena banyak sekali details yang harus dikonfirmasikan. Dalam penyelenggaraan event apapun termasuk event pernikahan, distribusi informasi dan konfirmasi adalah titik paling penting dalam hal ini. Jika komunikasinya tidak dijaga, maka miskomunikasi akan menjadi salah satu penyebab kesalahan fatal.

Selalu hadir 100%

Mengutip kata kata Kang Harri Firmansyah (IG : @harrifirmansyahr), klien atau nasabah membutuhkan kehadiran kamu untuk mampu menjawab kebutuhan mereka. That’s how service industry works. Jangan sampai kamu susah dikontak ketika klien mencarimu. Pastikan batere smartphone selalu penuh dan paket internetnya ON terus. Secanggih apapun smartphone kamu, gak akan ada artinya kalo gak bisa dikontak sama klien. Selain perkara kontak, kehadiran 100% juga bisa berarti konsentrasi full saat klien mengajak kamu meeting. Jangan sibuk sendiri dan jangan sok sibuk. Buatlah klien merasa spesial dan mendapatkan perhatian kamu 100%.

Eksekusi.

Perencanaan yang sangat matang sekalipun tidak akan ada artinya jika tidak dieksekusi dengan baik. Selalu akan ada kejadian diluar perencanaan. Bagaimana mengatasinya? Saran saya kuasai terlebih dahulu perencanaan dan tanamkan apa yang menjadi goals dibenak kamu untuk dapat membuat sebuah eksekusi yang baik. Seorang eksekutor harus bertangan dingin dan tegas saat membuat keputusan. Tentu saja keputusan tersebut harus didasari akan goals yang disepakati.

 

Menyelenggarakan pesta, event atau apapun menurut saya selalu ada dalam lingkaran poin poin yang saya tulis di atas. Hanya mungkin berbeda beda sedikit saja. Tentunya apa yang menjadi concern saya di tulisan ini masih banyak kurangnya. Toh saya baru terlibat sekali di akad nikah dan sekali di resepsi pernikahan. Semoga bermanfaat ya!

Pekerjaan Impian

Pada suatu malam, ada yang bilang gini ke saya, “Ceu, anak saya tanya, gimana sih caranya biar bisa kerja kayak Ceu Dewi? Kayaknya kerjanya enak banget dan kelihatan happy terus.” Jeng jeng jeeeeeng..

Kaget tapi seneng, itu reaksi awal saya denger pertanyaan sekaligus pernyataan tersebut. Kagetnya adalah, ada lho orang yang perhatiin saya. Senengnya, saya sedikit banyak sudah menjadi ‘mimpi’ bagi seseorang.

Gak mudah menjawab dan menjelaskan mengapa saya sekarang terlihat kerjanya enak dan happy terus. Karena saya juga masih sering bete dan stress di saat saat tertentu. Perjalanan menuju Ceu Dewi yang sekarang ini adalah proses panjang sebuah pembelajaran tentang kehidupan dan pekerjaan. Oke, saya akan bercerita sedikit boleh, ya?

Saya percaya hidup adalah pilihan. Kamu yang sekarang adalah apa yang kamu pilih bertahun tahun lalu. Banyak keputusan yang baik, banyak juga yang kurang baik. Dan saya tidak pernah menyesal justru amat sangat mensyukurinya. Justru karena saya berani memutuskan itulah yang membentuk saya hingga terlatih menjadi saya yg sekarang ini.

Lalu apa? Pepatah memang tak pernah salah. Cintai apa yang kau kerjakan dan kerjakan apa yang kau cintai. Walaupun porsi saya memang masih banyak pada cintai apa yang kau kerjakan sih ya, tapi saya mensyukuri dan menikmatinya. Amat gak nyangka juga bahwa dengan mencintai apa yang saya kerjakan menjadikannya mimpinya seseorang yang bahkan diri saya sendiri tak pernah memimpikannya. 

Teman, jangan pernah berhenti bermimpi dan teruslah cintai apa yang kamu kerjakan. Kamu gak akan pernah tau kemana mimpi dan cinta itu akan membawamu. 

Kenapa VLOG?

Ini adalah vlog pertama saya yg niat banget ngeditnya. Sebelumnya sempet bikin beberapa tapi seadanya akibat males ngedit trus akhirnya saya delete aja. Awalnya hanya keisengan belaka tapi trus malah jadi ketagihan capturing moment lalu kepikiran sekalian aja belajar bikin vlog. 

Abis itu hampir setiap ada momen yang pas, saya rekam dan edit, jadilah sebuah mini vlog dengan durasi 1 menitan. Kenapa mini? Karena saya kok ya belum pede bikin yg durasinya lebih dari itu. Lagian kalo saya liat, nonton vlog lebih dari semenit itu kalo materinya biasa aja bakal ngebosenin. Saya nyadar banget materi saya biasa aja, makanya saya baru berani bikin mini vlog.

Vlog yg kedua ini durasinya lebih singkat lagi, 30 detik. Sebetulnya sederhana aja idenya, supaya bisa diupload ke Path. Hahaha. 

Lalu, kenapa vlog sih? Udah males nulis kah?

Sebetulnya gak males. Tapi ini lebih ke medium baru dalam berekspresi. Tentunya semua kanal yg saya punya di digital akan saling melengkapi. Konten yang kurang lebih sama namun saya kemas dalam bentuk yg berbeda.

Di vlog, kamu bisa mengasah kemampuan kamu berbahasa, berbicara, bercerita dan juga menguji rasa percaya diri kamu. Sampai sejauh mana kamu bangga sama diri kamu sendiri akan keliatan di vlog ini.

Saya membagi 2 topik di vlog yg saya buat. 

  1. Layf VLOG isinya bisa apa aja 
  2. Travel VLOG isinya tentang perjalanan, pengalaman berkunjung ke sebuah tempat baru atau bisa juga tips & trick yg berhubungan dengan traveling.

Device yg digunakan untuk membuat semua vlog ini adalah sebuah smartphone dari Korea yang alhamdulillah gambarnya gak ancur ancur amat. Kalo ada rezeki lebih, saya pengen beli kamera yang proper dan juga pastinya nambah ilmu terus dengan kursus dan konsultasi ke pakarnya untuk bisa jadi seorang vlogger beneran.

Saya masih akan terus belajar soal vlog ini. Kamu bisa ngikutin perkembangan kemampuan saya bikin video melalui kanal youtube dailydewi. Subscribe, like dan comment untuk mendukung saya semakin berkembang ya! 

XOXO

Tersesat di London (1)

Kamu mungkin pernah denger quote ini,

Bermimpilah, karena Tuhan akan memeluk mimpi mimpi itu.

Arai, Laskar Pelangi

Quote itu ada di buku Laskar Pelangi Edensor yang saya baca sekitaran tahun 2008 dan saya kemudian membisikkan mimpi mimpi saya pada sebuah buku catatan kecil. Di dalamnya termasuk juga daftar tempat yang ingin saya kunjungi.

Kemudian, jika orang bertanya, Negara Eropa mana yang sangat ingin kamu kunjungi? Saya akan menjawab dengan lantang, Inggris. Mimpi hanya sekedar mimpi saat itu. Seiring dengan berjalannya waktu, mimpi itu lalu perlahan terkubur bersama mimpi saya yang lain yang ternyata lebih dulu dikabulkan oleh Tuhan.

Tahun 2015, saya diamanahi mengerjakan project Indonesian Weekend, sebuah event yang rencananya akan dilaksanakan di Potters Fields Park, London tanggal 28 – 29 Mei 2016. Bersama beberapa teman lainnya, kami mengerjakan project ini sepenuh hati.

Indonesian Weekend poster

Indonesian Weekend poster

Indonesian Weekend di Potters Fields Park, London 28 - 29 Agustus 2016

Indonesian Weekend di Potters Fields Park, London 28 – 29 Mei 2016

Atas dasar tanggung jawab dan melihat kontribusi saya pada event ini, perusahaan lalu menunjuk saya untuk berangkat ke London! iya, London! Saya SENAAAANG!!! Namun rupanya, tidak mudah untuk menginjakkan kaki di sana. Setelah melalui banyak drama dan air mata (lebay.. ahahha), tanggal 19 Mei 2016 lalu, sampailah saya di London.

dijemput sama Mba Endang di Heathrow

dijemput sama Mba Endang di Heathrow

Soal drama dan airmata saya akan tulis nanti ya. Part 1 sampe sini dulu, part 2 segera diupload.

Volunteering at Kelas Inspirasi Bandung 2, 2014

Seperti yang pernah saya sebutkan di posting sebelumnya, resolusi saya selanjutnya tahun ini adalah berpartisipasi dalam kegiatan yang membutuhkan relawan/volunteer. Di twitter, saya sempet bilang, pengen rasanya jadi volunteer di daerah yang terkena bencana alam, mengingat akhir 2013 hingga awal tahun 2014, Indonesia bertubi tubi tertimpa bencana alam. Tapi, melihat resiko yang tinggi, kemudian saya menjadi ciut. Betapa menyedihkannya diri saya saat itu.. 🙁

Tak berapa lama kemudian datanglah informasi dari Kelas Inspirasi (KI) Bandung (baca info tentang KI lengkap di sini), bagian dari gerakan Indonesia Mengajar. Mereka membuka pendaftaran Kelas Inspirasi Bandung 2 sebagai relawan inspirator dan dokumentator. Yes! Ini mungkin lebih pas untuk saya saat ini. Saya pun mendaftar sebagai inspirator dan kemudian dinyatakan lolos. Yeaay! *dancing*

Tahapan untuk jadi inspiratornya KI cukup mudah dan gak ribet. Begini pengalaman saya :

  1. Daftar via website. Mengisi formulir yang luar biasa banyak kolomnya :p. Seriously, anda harus sedang dalam waktu luang ketika mengisinya.
  2. Pengumuman lolos kurasi via website dan twitter.
  3. Briefing di Pendopo Kota Bandung. Ah, it was my first time! So excited! Di sini kita akan dibagi dalam grup grup sesuai dengan sekolah dasar yang telah ditunjuk. Saya dapet SD Sejahtera 4 bersama 19 rekan lainnya. Briefing ini juga mengajarkan bagaimana teknik ice breaking, memberi sinyal, apresiasi dan lain lain saat di kelas nanti.
  4. Bikin grup whatsapp 😀
  5. Survey ke sekolah yang telah ditunjuk.
  6. Koordinasi dengan teman teman satu grup.
  7. Menyelesaikan surat menyurat
  8. The D day!
  9. Refleksi kegiatan.
It was so much fun! Bertemu dengan teman teman dari beragam profesi merupakan sebuah kebahagiaan buat saya. Mereka semua ramah dan menyenangkan. Hal ini kemudian membakar semangat saya. 
Memberi informasi apalagi inspirasi tentang profesi saya ke anak anak SD itu sebuah tantangan besar. Bayangkan, gimana harus menerangkan profesi sebuah kuli event ke anak SD? Susaaaah, meeeen!! Bahkan sekolahannya tentang itu pun gak ada! :))) Namun alhamdulillah, dengan persiapan yang minim (jangan tanya kenapa karena ceritanya puanjaaaang), akhirnya saya bisa ngelewatin ‘ujian” itu dengan lancar. 
Suasana kelas saat menginspirasi.
(Photo credit : Bernadeta)

Kelas 2A di SD Sejahtera 4 beserta Ibu Wali Kelas
(Photo credit : Bernadeta)
(Foto bersama rekan – rekan satu grup lainnya menyusul ya, belum dapet euy..)

Di kelas refleksi, banyak kawan inspirator dari sekolahan lain sangat antusias dan punya pemikiran besar mengenai memajukan pendidikan di Indonesia. Saya terharu sekaligus minder, belum bisa sebanyak itu kontribusi saya. Mudah-mudahan, dengan adanya Kelas Inspirasi ini, masa depan pendidikan di Indonesia akan lebih hebat lagi dari sebelumnya.

Lagu Indonesia Raya sudah 2 kali saya nyanyikan di KI dengan rasa bangga membuncah. Yah, saya termasuk yang mudah terenyuh kalo urusannya nasionalisme. Wong baca kata pengantar buku Indonesia Mengajar 1 aja udah berkaca-kaca dan bergemuruh di dada.

Alhamdulillah resolusi lainnya tahun ini telah tercapai. Resolusi apa yang sudah kamu capai? Share yuk!