Wedding Organizer 101

–Disclaimer :

Tulisan ini bukan tentang panduan bagaimana menjadi wedding organizer tapi tentang pengalaman saya pertama kalinya ditugaskan sebagai itu.

Begitu banyak informasi mengenai bagaimana merencanakan sebuah pesta pernikahan. Kamu bisa browsing di Google lalu download  file check list, things to do, vendors/suppliers dari berbagai referensi. Para calon pengantin biasanya sudah membekali diri dengan informasi melimpah sebelum memutuskan untuk memakai jasa wedding organizer (WO).

Oke, enaknya mulai dari mana?

Beberapa kali saya terlibat pada penyelenggaraan sebuah event tapi belum pernah sama sekali terlibat dalam event yang berhubungan dengan pernikahan. Pun saya memang belum menikah jadi saya belum paham titik mana yang harus kita perhatikan betul dalam penyelenggaraan sebuah event resepsi dan akad nikah.

Akhir minggu lalu saya berkesempatan untuk menjadi bagian dari WO selama 2 hari. Saya pikir ini adalah sebuah tantangan baru ke depannya, tentunya harus bersemangat terus untuk dapet ilmu baru yang bermanfaat. Pengalaman selama 2 hari penyelenggaraan dan berminggu minggu persiapan tentunya sangat berharga. Berikut saya rangkum beberapa poin yang saya pikir bisa dijadikan referensi saat kamu mau mencoba pekerjaan ini.

Tak kenal maka taaruf.

Kenali calon klien dengan sebaik baiknya. Apakah dia seorang pejabat negara? Direktur perusahaan? Artis? TNI? POLRI? Pengusaha? Selebgram? Youtubers? Anggota dewan? Anggota partai politik? Selain itu kita juga perlu tahu asal daerah dan suku bangsa dari klien tersebut. Batak? Sunda? Jawa? Bugis? Dayak? Minang? Betawi? Ada needs tertentu yang sangat spesifik dari setiap latar belakang tersebut. Jadi, kenalilah!

It’s all about chemistry and trust.

Pekerjaan di bidang jasa selalu menekankan sense alias rasa di awal. Maka, siapapun kliennya, buatlah mereka merasa nyaman dengan kita sejak kontak pertama. Kepercayaan amat sangat susah didapatkan. Tapi jika sudah menjadi milik kamu, maka jangan sia siakan karena itu adalah modal utama. Hindari membuat kesalahan sekecil apapun yang bisa membuat klien tersinggung, merasa digurui atau diremehkan apalagi sampai marah besar. Tetaplah hormati keinginan klien walaupun itu mungkin bertentangan dengan apa yang kita sarankan. Service is number one, respectful and trust is far beyond. Hal ini penting kalo kamu ingin berkiprah terus di dunia WO ini.

Siapa memegang apa?

Penting diketahui, seberapa besar keterlibatan anggota keluarga dalam event ini. Tim WO punya template tabel yang memudahkan pihak keluarga untuk pembagian tugas ini. Sama halnya dengan menjalankan sebuah organisasi, struktur dan pembagian kerja harus jelas sejak awal.

Pernikahan adalah tentang menyatukan kedua keluarga namun komunikasi antar keduanya harus selalu dijaga.

Ini yang harus ditekankan sejak awal. Keluarga besar calon pengantin pria (CPP) dan keluarga besar calon pengantin wanita (CPW) tentunya punya latar belakang yang berbeda yang harus diselaraskan dalam hal mencapai goals dari event ini. Komunikasi intens kepada kedua belah pihak harus dijaga betul karena banyak sekali details yang harus dikonfirmasikan. Dalam penyelenggaraan event apapun termasuk event pernikahan, distribusi informasi dan konfirmasi adalah titik paling penting dalam hal ini. Jika komunikasinya tidak dijaga, maka miskomunikasi akan menjadi salah satu penyebab kesalahan fatal.

Selalu hadir 100%

Mengutip kata kata Kang Harri Firmansyah (IG : @harrifirmansyahr), klien atau nasabah membutuhkan kehadiran kamu untuk mampu menjawab kebutuhan mereka. That’s how service industry works. Jangan sampai kamu susah dikontak ketika klien mencarimu. Pastikan batere smartphone selalu penuh dan paket internetnya ON terus. Secanggih apapun smartphone kamu, gak akan ada artinya kalo gak bisa dikontak sama klien. Selain perkara kontak, kehadiran 100% juga bisa berarti konsentrasi full saat klien mengajak kamu meeting. Jangan sibuk sendiri dan jangan sok sibuk. Buatlah klien merasa spesial dan mendapatkan perhatian kamu 100%.

Eksekusi.

Perencanaan yang sangat matang sekalipun tidak akan ada artinya jika tidak dieksekusi dengan baik. Selalu akan ada kejadian diluar perencanaan. Bagaimana mengatasinya? Saran saya kuasai terlebih dahulu perencanaan dan tanamkan apa yang menjadi goals dibenak kamu untuk dapat membuat sebuah eksekusi yang baik. Seorang eksekutor harus bertangan dingin dan tegas saat membuat keputusan. Tentu saja keputusan tersebut harus didasari akan goals yang disepakati.

 

Menyelenggarakan pesta, event atau apapun menurut saya selalu ada dalam lingkaran poin poin yang saya tulis di atas. Hanya mungkin berbeda beda sedikit saja. Tentunya apa yang menjadi concern saya di tulisan ini masih banyak kurangnya. Toh saya baru terlibat sekali di akad nikah dan sekali di resepsi pernikahan. Semoga bermanfaat ya!

Tersesat di London (4, tamat)

Setelah cerita dari BBC di tulisan lalu, saya gak banyak tersesat di transportasi lagi. Kemana mana bareng sama Mba Endang atau dianter Mas Argo pake mobil. Oh ya, sempet juga sih saya dan temen menyesatkan diri pake double decker bus. Gak disangka, ternyata kami sampai ke Stamford Bridge! Iya, stadion home for Chelsea Football Club. Sayang stadionnya udah tutup karena kami kesorean. Yang penting bisa poto poto buat bukti. Haha.

Stamford Bridge, home of Chelsea Football Club

Stamford Bridge, home of Chelsea Football Club

Tersesat lainnya paling banter di makanan. Itupun karena sok sok an pengen nyobain Swedish Meat Ball-nya Ikea. Ternyataaaa itu ada daging babinya. Kalo mau aman nyari makan halal di London yg paling direkomendasikan ya makanan Asia Selatan, Asia Timur Tengah dan juga Asia Tenggara. Ada juga Nando’s yg mengklaim bahwa produk mereka 100% halal walau mereka dari Spanyol. Selebihnya, sayuran, roti dan buah udah paling pas.

London, sebetulnya sangat mudah untuk dijelajahi. Papan informasi banyak ditemukan, petugas yg siap bantu juga tersebar dimana mana. Tube sistemnya hampir mirip dengan MRT di Singapore. Bedanya, kalo mau santai di eskalator kamu harus mepet ke kanan jika di London, sementara di Singapore kamu mepetnya ke sebelah kiri. Jalan kaki di London juga sangat mengasyikan. Tapi sangat disarankan jangan di musim dingin ya kalo gak terpaksa banget. Hehe.

Ditulisan selanjutnya saya akan share soal drama bikin visa dan ditulisan lain bagaimana cerita dibalik proses pengerjaan event Indonesian Weekend. Don’t miss it. Please subscribe and be the first to read!

Tersesat di London (3)

Buat ciwi ciwi penggila belanja pasti gak akan pernah melewatkan Harrods, salah satu departemen store tertua di London. Di Harrods, kamu bisa temukan produk produk premium dari mulai fashion hingga cokelat. Jangan pernah lupakan section gift shop merchandise yg isinya macam macam barang bertuliskan monogram Harrods. Surgaaaaa banget.

Merchandise di Harrods dengan motif menyerupai batik kawung

Merchandise di Harrods dengan motif menyerupai batik kawung

Boneka beruang raksasanya Harrods bersama Dhena

Boneka beruang raksasanya Harrods bersama Dhena

Harrods bisa dijangkau menggunakan tube Picadilly line, turun di Knightsbridge station. Kamu juga bisa sih pake bis, tapi entah bis nomor berapa.

Etapi, pertama kali masuk Harrods saya tersesat juga. Nyari tangga naik kok ya susah banget. Akhirnya ngikutin arus aja sambil liat liat petunjuk jalan. Pas mau keluar, tersesat lagi sampai pada akhirnya gak sengaja nemu eskalator dan ketemu pintu kaca yang bertuliskan EXIT.

Keluar dari Harrods, saya cek maps untuk tau daerah turis mana yg terdekat dari situ. Eh, ternyata ada yg deket! Dan, kita cuman perlu jalan 30 menit aja untuk sampai ke Buckingham Palace! Yeaayy!

20160520_173852

Gak sengaja nemu ini di perjalanan Harrods – Buckingham Palace

Buckingham Palace

Buckingham Palace

Puas foto foto, saya kontak Mas Argo. Kami janjian ketemu di Oxford Street yg station tubenya Oxford Circus dan barengan ke kantor BBC untuk jemput Mba Endang. Yak, beliau memang wartawan BBC selama 20 tahun terakhir ini. Dari Buckhingham Palace ke Oxford Circus station, saya hanya perlu naik Central line 1x stop dari Green Park station. Oya, nyari nyari Green Park station dari Buckingham Palace, saya juga pake apps maps. Males nanya dan ternyata cuman tinggal lurus aja tuh dari lampu merah.

Sesampainya di Oxford Circus station, saya ngikutin arus aja utk keluar. Pintu keluarnya banyak! Alhamdulillah pintu yg saya pilih ternyata pintu yg dekat dengan tempat Mas Argo nunggu. Oxford stret adalah destinasi utama belanja para turis dunia yg datang ke London. Hanya butuh waktu beberapa menit saja berjalan kaki dari station untuk sampai di BBC.

di depan kantor BBC

di depan kantor BBC

To be continued.

Tersesat di London (2)

Siapa Mba Endang?

Pertanyaan yang pasti muncul di benak kalian pas baca postingan saya sebelumnya. Beliau dan anaknya Dito adalah penggagas acara Indonesian Weekend dan bersahabat dengan bos saya. Saya bantuin Mba Endang dan Dito mewujudkan event Indonesian Weekend.

Saya dan Mba Endang di antrian di Platform 9 3/4 King's Cross Station

Saya dan Mba Endang di antrian di Platform 9 3/4 King’s Cross Station

Anyway, selama di London saya tinggal di rumah Mba Endang di utara London. Perumahan yg cukup sepi namun teratur. London saat itu masih dingin dan berangin, baju yg dipakai pun minimal 2 lapis dan berpenghangat.

Hari kedua saya di London karena hari kerja, maka keluarga Mba Endang sibuk semua. Mba Endang dan Mas Argo – suaminya ke kantor, Dito ke kampus sementara Dila – adiknya sekolah. Mas Argo sebelum berangkat ngajarin saya bagaimana cara menggunakan alat transportasi London. Dia kasih saya peta dan kartu Oyster berisi £20. Dan, saya pun ditinggal sendirian di rumah.

Perbedaan waktu antara London dan Jakarta sekitar 6 jam. Jam 7 pagi waktu London berarti jam 1 siang waktu Jakarta. Bangun pagi saya langsung sibuk kerja, balas2 chat dan email. Pas nyadar, udah jam 3 sore aja di London! Malesin amat kalo diem di rumah mulu. Btw, summertime di London mataharinya baru tenggelam sekitar jam 8 – 9 malam. So, saya masih punya waktu untuk jalan jalan. Yeay!

Keluar dari rumah kemudian disambut dengan angin semilir yg nusuk kulit. Alhamdulillah dapet pinjeman jaket anget dari Mba Endang. Saya nunggu bis merah nomor 182 menuju Arnos Grove, stasiun tube terdekat. Karena ini perumahan dan gak ada halte, ternyata kita bisa stop bis dimanapun kita mau naik dan turun. Saya pede aja berangkat walaupun belum tau kek gimana caranya turun dan naik, kudu tempelin Oyster Cardnya dimana dan sayapun belum tau tujuannya akan kemana.

Picadilly line, tube yg singgah di Arnos Grove rupanya banyak melewati tempat tujuan wisata di London. Tanpa pikir panjang, berangkatlah saya ke satu tempat yg jadi salah satu icon London. Ya pasti kamu bisa nebak deh kemana. Yes, Harrods!

To be continued.

Tersesat di London (1)

Kamu mungkin pernah denger quote ini,

Bermimpilah, karena Tuhan akan memeluk mimpi mimpi itu.

Arai, Laskar Pelangi

Quote itu ada di buku Laskar Pelangi Edensor yang saya baca sekitaran tahun 2008 dan saya kemudian membisikkan mimpi mimpi saya pada sebuah buku catatan kecil. Di dalamnya termasuk juga daftar tempat yang ingin saya kunjungi.

Kemudian, jika orang bertanya, Negara Eropa mana yang sangat ingin kamu kunjungi? Saya akan menjawab dengan lantang, Inggris. Mimpi hanya sekedar mimpi saat itu. Seiring dengan berjalannya waktu, mimpi itu lalu perlahan terkubur bersama mimpi saya yang lain yang ternyata lebih dulu dikabulkan oleh Tuhan.

Tahun 2015, saya diamanahi mengerjakan project Indonesian Weekend, sebuah event yang rencananya akan dilaksanakan di Potters Fields Park, London tanggal 28 – 29 Mei 2016. Bersama beberapa teman lainnya, kami mengerjakan project ini sepenuh hati.

Indonesian Weekend poster

Indonesian Weekend poster

Indonesian Weekend di Potters Fields Park, London 28 - 29 Agustus 2016

Indonesian Weekend di Potters Fields Park, London 28 – 29 Mei 2016

Atas dasar tanggung jawab dan melihat kontribusi saya pada event ini, perusahaan lalu menunjuk saya untuk berangkat ke London! iya, London! Saya SENAAAANG!!! Namun rupanya, tidak mudah untuk menginjakkan kaki di sana. Setelah melalui banyak drama dan air mata (lebay.. ahahha), tanggal 19 Mei 2016 lalu, sampailah saya di London.

dijemput sama Mba Endang di Heathrow

dijemput sama Mba Endang di Heathrow

Soal drama dan airmata saya akan tulis nanti ya. Part 1 sampe sini dulu, part 2 segera diupload.